Sekwencja powitalna w e-mail marketingu: jak poznać subskrybenta i nie zmarnować pierwszego kontaktu
Moment, w którym ktoś dobrowolnie zostawia nam swój adres e-mail, to jeden z najważniejszych etapów naszej znajomości. Ta osoba powierza nam swoje dane, bo chce utrzymać bliższy kontakt, dowiedzieć się więcej o nas i o wiedzy, którą się dzielimy. Dlatego każdy nowy subskrybent powinien trafić do sekwencji powitalnej, w której nie tylko opowiemy o sobie, ale też poznamy jego.
- Do sekwencji powitalnej wybierz swoje najlepsze newslettery, a na końcu ścieżki zapytaj subskrybenta krótką ankietą, dlaczego z Tobą jest.
- Cztery pytania zamknięte w Google Forms (powód zapisu, tematy, etap życia lub pracy, preferowany format) dały w opisanym przykładzie ponad tysiąc wypełnień.
- Odpowiedzi zamieniasz na etykiety w Ecomailu: filtrujesz arkusz, importujesz adresy z aktualizacją istniejących kontaktów i dodajesz etykietę.
- Etykiety pozwalają tworzyć segmenty i wysyłać dopasowane newslettery. Przy zbieraniu odpowiedzi zadbaj o zasady ochrony danych osobowych.
Co powinno się znaleźć w sekwencji powitalnej?
Do sekwencji powitalnej warto wybrać nasze najlepsze dotychczasowe newslettery. W ten sposób udowadniamy, że zapis był dobrą decyzją. Oprócz treści merytorycznych nie bójmy się pójść o krok dalej i zapytać nowego odbiorcę, dlaczego z nami jest. Najlepiej zrobić to ankietą z kilkoma pytaniami zamkniętymi, bo gotowe odpowiedzi do wyboru bardzo ułatwiają jej wypełnienie.
Ankieta dla subskrybentów: jak wyglądało to w praktyce
Taką ankietę przygotowałem dla jednej z moich klientek i wzbudziła duże zainteresowanie. Po zapisie na newsletter subskrybent otrzymuje kilka merytorycznych wiadomości rozłożonych w czasie, a dopiero na końcu ścieżki powitalnej prosimy go o wypełnienie ankiety. Czekają na niego cztery pytania, dzięki którym dowiedzieliśmy się:
- dlaczego zapisał się na newsletter,
- jakie tematy interesują go najbardziej,
- na jakim etapie życia lub pracy jest,
- jaki format treści preferuje.
Ankietę przygotowaliśmy w Google Forms i dopasowaliśmy kolorystycznie do strony bloga. Dodaliśmy też osobiste podziękowanie od autorki. W zamian za odpowiedzi ankietowani dostali kilkuprocentowy rabat i chętnie z niego skorzystali.
Efekt? Zebraliśmy ponad tysiąc wypełnień. Za badanie wiedzy o klientach agencje badawcze liczą kilka tysięcy złotych, a my uzyskaliśmy ją praktycznie za darmo. Sama ankieta to jednak dopiero połowa sukcesu. Prawdziwa wartość pojawia się, gdy wykorzystamy zebrane odpowiedzi.
Ankieta a dane osobowe: o czym pamiętać
Zbierając odpowiedzi powiązane z adresem e-mail, przetwarzamy dane osobowe, dlatego zadbajmy o przejrzystość wobec subskrybentów:
- Poinformuj, po co zbierasz dane. Na początku ankiety napisz krótko, że odpowiedzi posłużą do lepszego dopasowania treści newslettera, i dodaj link do polityki prywatności.
- Uzupełnij politykę prywatności. Powinna wskazywać administratora danych, cel i podstawę przetwarzania, okres przechowywania oraz prawa subskrybenta (dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw).
- Wymień podmioty, którym powierzasz dane. Google Forms i Arkusze Google oraz Ecomail to narzędzia zewnętrzne, więc powinny znaleźć się w informacji o odbiorcach danych.
- Daj możliwość rezygnacji. Subskrybent powinien móc w każdej chwili wypisać się z newslettera, a w razie potrzeby poprosić o usunięcie swoich odpowiedzi.
- Zbieraj tylko to, co potrzebne. Cztery proste pytania o preferencje wystarczą, a nie pytamy o dane wrażliwe.
- Zadbaj o bezpieczeństwo arkusza. Ogranicz dostęp do wyników do osób, które faktycznie przy nich pracują, i usuń kopię roboczą po zakończeniu importu.
To ogólne wskazówki, nie porada prawna. W razie wątpliwości warto skonsultować się z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych.
Etykiety w Ecomailu: najprostszy sposób na segmentację
Cztery pytania z kilkoma odpowiedziami do wyboru dają setki możliwych kombinacji, dlatego najwygodniejszym rozwiązaniem okazały się etykiety (tagi) przypisane do kontaktów. Dzięki nim łatwo tworzymy segmenty i wysyłamy dopasowane newslettery. Jak nadać etykiety w Ecomailu?
Krok 1. Przygotuj dane w Arkuszu Google
- Otwórz arkusz wygenerowany przez Google Forms i zrób jego kopię, aby pracować na bezpiecznych danych, a nie na źródle.
- Zaznacz pierwszy wiersz i włącz filtr (ikona lejka).
- W kolumnie z wybranym pytaniem odznacz wszystkie odpowiedzi i zostaw tylko jedną.
- Skopiuj widoczne adresy e-mail. To osoby, które wybrały tę odpowiedź.
Krok 2. Zaimportuj kontakty do Ecomaila
- W Ecomailu przejdź do sekcji Kontakty i utwórz listę, na przykład „Ankietowani”.
- Wybierz Importuj kontakty, a następnie opcję Kopiuj i wklej. Wklej skopiowane adresy.
- Kliknij Dalej i potwierdź, że masz zgodę na dodanie tych adresów (właściciele zapisali się przecież do newslettera).
- Ustaw najważniejsze opcje:
- Zaimportuj kontakty jako: Aktywni subskrybenci,
- Istniejące kontakty: Aktualizacja istniejących kontaktów,
- Dodaj etykietę do kontaktów: wybierz istniejącą etykietę lub utwórz nową.
Dzięki temu adresy się nie zduplikują, a etykieta zostanie przypisana do kontaktu na wszystkich Twoich listach.
Krok 3. Powtórz proces dla pozostałych odpowiedzi
Wróć do arkusza, zmień wybraną odpowiedź w filtrze i powtórz import z nową etykietą. W ten sposób każdy kontakt dostanie etykiety odzwierciedlające jego preferencje. Ja powtarzam ten proces raz w miesiącu, więc nasza wiedza o subskrybentach stale rośnie.
Co dalej? Segmenty i dopasowane newslettery
Etykiety otwierają drogę do segmentacji bazy mailingowej. Możemy wysyłać osobom o określonych preferencjach treści, na których im zależy. To zwiększa szansę, że zostaną z nami na dłużej, a z czasem z subskrybentów staną się klientami.